Aplicável a: Clientes, Fornecedores e Parceiros de Negócio
1. DISPOSIÇÕES GERAIS
A DURA PROYECTOS S.A.S., sociedade comercial identificada com o NIT 900.859.916-3, domiciliada na cidade de Medellín, Colômbia, com o site www.dura.com.co, em conformidade com a Lei 1581 de 2012 e os Decretos 1377 de 2013 e 886 de 2014, adota a presente Política de Tratamento de Dados Pessoais de aplicação obrigatória para todos os dados pessoais coletados, processados, armazenados, usados, atualizados e suprimidos pela companhia.
Esta política é de cumprimento obrigatório para todos os colaboradores, diretores, contratantes e terceiros que atuem em nome ou por conta da DURA PROYECTOS S.A.S. Em caso de ausência de vínculo laboral, deverá ser incluída uma cláusula contratual que obrigue aqueles que operam em nome da empresa a cumprir as suas disposições.
O não cumprimento desta política originará sanções de natureza laboral, civil ou contratual, sem prejuízo das sanções estabelecidas nos artigos 23 e 24 da Lei 1581 de 2012, e das sanções penais contempladas na Lei 1273 de 2009 relativas a fugas de informação e violação de dados pessoais.
2. OBJETIVO
O objetivo principal desta política é garantir o cumprimento da Lei 1581 de 2012 e dos seus decretos regulamentares, bem como das demais normas que as modifiquem, complementem ou regulamentem, sob a seguinte premissa:
O presente documento estabelece as diretrizes, procedimentos e responsabilidades para uma proteção adequada dos dados pessoais de clientes, fornecedores e parceiros de negócio no desenvolvimento das atividades comerciais, logísticas e de representação da companhia, tanto no mercado nacional como internacional.
3. ÂMBITO DE APLICAÇÃO
A presente política aplica-se a todos os dados pessoais tratados pela DURA PROYECTOS S.A.S. no desenvolvimento do seu objeto social, que compreende o fornecimento industrial B2B, a prestação de serviços empresariais, a representação comercial e a operação como intermediário de exportação para produtores colombianos em mercados internacionais.
Esta política cobre os dados das seguintes categorias de titulares:
- Clientes nacionais e internacionais: pessoas físicas ou jurídicas que adquirem produtos ou serviços da DURA PROYECTOS S.A.S.
- Fornecedores: pessoas físicas ou jurídicas que fornecem bens, insumos ou serviços à companhia.
- Parceiros de negócio e aliados comerciais: pessoas físicas ou jurídicas com as quais são assinadas alianças, contratos de representação, acordos de distribuição ou outras formas de colaboração comercial.
- Representantes legais, contatos de negócios e demais pessoas físicas vinculadas às relações comerciais da companhia.
4. MARCO LEGAL
A presente política rege-se pelo seguinte marco normativo:
- Lei 527 de 1999: Define e regulamenta o acesso e uso de mensagens de dados, o comércio eletrônico e as assinaturas digitais.
- Lei 1266 de 2008: Disposições gerais do Habeas Data e gestão de informações em bases de dados pessoais, especialmente as de natureza financeira, de crédito e comercial.
- Lei 1273 de 2009: Tipifica condutas penais relativas à proteção da informação e dos dados, tais como danos informáticos, violação de dados pessoais e acesso abusivo a sistemas informáticos.
- Lei 1581 de 2012: Lei estatutária geral para a proteção de dados pessoais na Colômbia.
- Decreto 1377 de 2013: Regulamenta a Lei 1581 de 2012 em matéria de autorização do titular, políticas de tratamento, direitos dos titulares e transferência de dados.
- Decreto 886 de 2014: Regulamenta o Registo Nacional de Bases de Dados Pessoais perante a Superintendência da Indústria e do Comércio.
- Normas SAGRILAFT e PTEE: Aplicáveis ao tratamento de dados no âmbito do Sistema de Autocontrolo e Gestão do Risco de Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo, e do Programa de Transparência e Ética Empresarial.
5. DEFINIÇÕES
Para efeitos da presente política, são adotadas as seguintes definições:
- Autorização: Consentimento prévio, expresso e informado do Titular para realizar o tratamento dos seus dados pessoais.
- Base de Dados: Conjunto organizado de dados pessoais que seja objeto de tratamento, em suporte físico ou digital.
- Dado Pessoal: Qualquer informação vinculada ou que possa ser associada a uma ou várias pessoas físicas determinadas ou determináveis.
- Dados Sensíveis: Aqueles que afetam a intimidade do Titular ou cujo uso indevido pode gerar discriminação, tais como dados de saúde, origem racial ou étnica, convicções religiosas, orientação política ou dados biométricos.
- Encarregado do Tratamento: Pessoa física ou jurídica que realiza o tratamento de dados pessoais por conta do Responsável.
- Responsável pelo Tratamento: Pessoa física ou jurídica que decide sobre a base de dados e/ou o tratamento dos dados. A DURA PROYECTOS S.A.S. atua na qualidade de Responsável pelo Tratamento.
- Titular: Pessoa física cujos dados pessoais são objeto de tratamento.
- Tratamento: Qualquer operação sobre dados pessoais: coleta, armazenamento, uso, circulação, transferência, transmissão ou supressão.
- Transferência de Dados: Envio de dados pessoais a um receptor localizado dentro ou fora da Colômbia, que se torna Responsável pelo Tratamento.
- Transmissão de Dados: Comunicação de dados a um Encarregado do Tratamento, dentro ou fora do país, para que este trate os dados por conta do Responsável.
6. PRINCÍPIOS APLICÁVEIS AO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS
O tratamento de dados pessoais na DURA PROYECTOS S.A.S. rege-se pelos seguintes princípios:
- Finalidade: Os dados são coletados e tratados com uma finalidade legítima, específica e informada previamente ao titular.
- Liberdade: O tratamento só poderá ser realizado com o consentimento prévio, expresso e informado do titular, salvo mandato legal.
- Veracidade ou Qualidade: A informação deve ser verdadeira, completa, exata, atualizada, comprovável e compreensível.
- Transparência: O titular tem o direito de conhecer as informações que sobre ele repousam nas bases de dados da empresa.
- Acesso e Circulação Restritos: Os dados não poderão estar disponíveis na internet nem ser divulgados, salvo se o titular o tiver autorizado ou existir mandato legal.
- Segurança: São adotadas as medidas técnicas, humanas e administrativas necessárias para evitar adulteração, perda, consulta, uso ou acesso não autorizado.
- Confidencialidade: As pessoas que intervêm no tratamento de dados pessoais são obrigadas a guardar sigilo, mesmo após terminada a sua relação com a empresa.
7. DADOS PESSOAIS QUE SÃO COLETADOS
No desenvolvimento das suas atividades comerciais, a DURA PROYECTOS S.A.S. poderá coletar, entre outros, os seguintes dados pessoais dos seus clientes, fornecedores e parceiros de negócio:
7.1 Dados de identificação
- Nomes e sobrenomes ou razão social
- Número de identificação (cédula, NIT, passaporte ou outro documento equivalente)
- Cargo ou função dentro da organização
- País e cidade de domicílio ou sede
7.2 Dados de contato
- Endereço físico ou eletrônico
- Telefone fixo ou celular
- E-mail corporativo ou pessoal
- Canais de mensagens instantâneas (WhatsApp, Teams ou outros)
7.3 Dados comerciais e financeiros
- Informações fiscais (RUT, regime fiscal, códigos de atividade econômica)
- Dados bancários para a gestão de pagamentos e cobranças
- Histórico de transações, orçamentos e contratos
- Referências comerciais
7.4 Dados de devida diligência
- Informações requeridas no âmbito dos programas SAGRILAFT e PTEE para a vinculação de clientes, fornecedores e parceiros de negócio
- Declarações de origem de fundos e formulários de vinculação
8. FINALIDADES DO TRATAMENTO
A DURA PROYECTOS S.A.S. trata os dados pessoais dos seus grupos de interesse para as seguintes finalidades:
8.1 Face aos Clientes
- Gestão integral da relação comercial: orçamentos, pedidos, faturação, entrega e pós-venda.
- Cumprimento de obrigações contratuais, contabilísticas e fiscais.
- Envio de catálogos, ofertas, lançamentos de produtos e comunicações comerciais de interesse.
- Realização de inquéritos de satisfação e acompanhamento da qualidade do serviço.
- Gestão de reclamações, garantias e suporte técnico ou logístico.
- Cumprimento dos programas SAGRILAFT e PTEE.
- Contato através de canais digitais, telefonia e meios de mensagens instantâneas.
8.2 Face aos Fornecedores
- Gestão do processo de seleção, vinculação e avaliação de fornecedores.
- Gestão de contratos, pedidos de compra e pagamentos.
- Cumprimento de obrigações contabilísticas, fiscais e regulamentares.
- Implementação dos programas SAGRILAFT e PTEE no processo de devida diligência.
- Comunicação para coordenação logística, atualização de condições comerciais e renovação de contratos.
8.3 Face aos Parceiros de Negócio e Aliados Comerciais
- Gestão de acordos de aliança, representação comercial, distribuição ou cooperação empresarial.
- Execução de operações de intermediação de exportação e representação perante compradores internacionais.
- Coordenação operacional, logística e comercial em projetos conjuntos.
- Cumprimento de obrigações contratuais, legais e regulamentares.
- Troca de informações comerciais para fins de promoção conjunta de produtos e serviços.
9. MECANISMOS DE COLETA DE INFORMAÇÃO
A DURA PROYECTOS S.A.S. coleta dados pessoais através dos seguintes mecanismos:
- Portal web: www.dura.com.co (formulários de contato, pedidos de orçamento e registo de clientes).
- E-mail corporativo e canais de mensagens instantâneas (WhatsApp Business, Teams ou outros).
- Formatos físicos ou digitais de vinculação de clientes, fornecedores e parceiros de negócio.
- Contratos, propostas comerciais e acordos assinados com a empresa.
- Feiras, eventos comerciais, missões empresariais e atividades de promoção nacional e internacional.
- Formulários de devida diligência no âmbito da conformidade SAGRILAFT e PTEE.
- Redes sociais e plataformas digitais nas quais a DURA PROYECTOS S.A.S. tenha presença corporativa.
10. ARMAZENAMENTO E SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
Os dados pessoais coletados são armazenados em bases de dados próprias, sejam elas físicas ou digitais, com as seguintes garantias:
- Acesso restrito a pessoal autorizado mediante credenciais de autenticação.
- Acordos de confidencialidade assinados por todos os colaboradores com acesso a informações pessoais.
- Medidas técnicas de criptografia, backup e controle de acessos nos sistemas de informação.
- Revisão periódica dos controles de segurança implementados.
- Comunicação imediata de qualquer incidente de segurança ou vazamento de informações ao responsável designado.
11. TRANSFERÊNCIA E TRANSMISSÃO INTERNACIONAL DE DADOS
Em virtude da sua atividade como operador de exportação e representante comercial de produtores colombianos perante compradores internacionais, a DURA PROYECTOS S.A.S. poderá transferir ou transmitir dados pessoais a destinatários localizados fora da Colômbia, quando tal for necessário para a execução de operações comerciais, contratos de representação ou relações de negócio internacionais.
Essa transferência será realizada em estrito cumprimento dos artigos 26 e 27 da Lei 1581 de 2012, garantindo que o receptor ofereça níveis adequados de proteção ou que se tenha a autorização expressa do titular para a transferência. Nos casos de transmissão a encarregados do tratamento no exterior, serão assinados os contratos ou acordos de transmissão que garantam o cumprimento das normas de proteção de dados aplicáveis.
12. LIMITAÇÕES TEMPORAIS AO TRATAMENTO
A DURA PROYECTOS S.A.S. conservará os dados pessoais unicamente durante o tempo que seja razoável e necessário para cumprir as finalidades que justificaram a sua coleta, atendendo às disposições legais, contabilísticas, fiscais e contratuais aplicáveis. Uma vez cumpridas essas finalidades, e na ausência de obrigação legal ou contratual que exija a sua conservação, proceder-se-á à supressão segura dos dados.
13. AUTORIZAÇÃO DO TITULAR
A DURA PROYECTOS S.A.S. exigirá a autorização prévia, expressa e informada do titular para tratar os seus dados pessoais, salvo nos casos em que a lei não exija essa autorização. Esta autorização será obtida através dos mecanismos habilitados para o efeito (formatos físicos, formulários digitais, cláusulas contratuais, entre outros) e será conservada como prova do consentimento concedido.
13.1 Revogação da Autorização
O titular poderá, a qualquer momento, revogar a sua autorização total ou parcialmente. A revogação total impedirá a DURA PROYECTOS S.A.S. de continuar a tratar os dados para todas as finalidades consentidas. A revogação parcial permitirá continuar o tratamento para as finalidades não revogadas. O pedido de supressão não procederá quando o titular tiver um dever legal ou contratual pendente com a empresa.
14. DIREITOS DOS TITULARES
De conformidade com a Lei 1581 de 2012 e o Decreto 1377 de 2013, os titulares de dados pessoais têm os seguintes direitos, cujo exercício a DURA PROYECTOS S.A.S. garante:
- a. Conhecer, atualizar e retificar os seus dados pessoais perante a DURA PROYECTOS S.A.S., incluindo dados parciais, inexatos, incompletos, fracionados ou que induzam a erro.
- b. Solicitar prova da autorização concedida para o tratamento dos seus dados, salvo os casos excetuados pela lei.
- c. Ser informado sobre o uso que foi dado aos seus dados pessoais.
- d. Apresentar queixas perante a Superintendência da Indústria e do Comércio por infrações à normatividade de proteção de dados.
- e. Revogar a autorização e/ou solicitar a supressão dos seus dados quando no tratamento não forem respeitados os princípios, direitos e garantias constitucionais e legais.
- f. Acessar de forma gratuita os seus dados pessoais que tenham sido objeto de tratamento.
- g. Conhecer as mudanças substanciais na política de proteção de dados, o mais tardar, no momento da entrada em vigor das novas políticas.
15. PROCEDIMENTO PARA O EXERCÍCIO DO DIREITO DE HABEAS DATA
Os titulares ou terceiros legitimados poderão exercer os seus direitos de consulta, atualização, retificação, supressão ou revogação através dos seguintes canais:
- E-mail: protecciondedatos@dura.com.co
- Formulário no portal web: www.dura.com.co (seção Privacidade e Dados Pessoais)
- Pedido escrito: Medellín, Colômbia
Os tempos de resposta serão os seguintes:
- Consultas: dentro dos dez (10) dias úteis seguintes à recepção.
- Reclamações: dentro dos quinze (15) dias úteis seguintes à recepção. Se não for possível atendê-lo nesse prazo, o solicitante será informado do motivo do atraso e da nova data de resposta, a qual não poderá exceder oito (8) dias úteis adicionais.
- Se o pedido estiver incompleto, será solicitada a sua correção dentro dos cinco (5) dias úteis seguintes. Se passarem dois (2) meses sem resposta do solicitante, entender-se-á que o pedido foi abandonado.
16. RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO E OFICIAL DE PRIVACIDADE
A DURA PROYECTOS S.A.S. atua como Responsável pelo Tratamento dos dados pessoais coletados no desenvolvimento da sua atividade comercial. A Representação Legal da empresa designará um Oficial de Privacidade ou pessoa encarregada do cumprimento das normas de proteção de dados pessoais, que terá entre as suas funções:
- Supervisionar a implementação e atualização da presente política.
- Atender os pedidos e reclamações dos titulares.
- Manter atualizado o Registo Nacional de Bases de Dados perante a Superintendência da Indústria e do Comércio.
- Formar o pessoal em matéria de proteção de dados pessoais.
- Identificar e gerir riscos associados ao tratamento de dados pessoais.
- Reportar à Gerência os incidentes de segurança que afetem dados pessoais.
17. COOKIES E MEIOS DIGITAIS
O portal web da DURA PROYECTOS S.A.S. (www.dura.com.co) poderá utilizar cookies próprias e de terceiros com o fim de otimizar a experiência de navegação, monitorar estatísticas de acesso e apresentar conteúdos relevantes aos usuários. A informação recolhida através de cookies não será utilizada para identificar individualmente os usuários sem o seu consentimento expresso. O usuário poderá configurar o seu navegador para bloquear ou eliminar cookies a qualquer momento.
As comunicações realizadas através de canais digitais como e-mail, WhatsApp Business ou outras plataformas de mensagens serão regidas por esta política e pelas condições particulares informadas ao titular no momento da coleta.
18. CLÁUSULAS DE PROTEÇÃO DE DADOS EM RELAÇÕES COMERCIAIS
Em todos os contratos, acordos de aliança, pedidos de compra, contratos de representação comercial e demais instrumentos jurídicos assinados com clientes, fornecedores e parceiros de negócio que envolvam acesso, tratamento, transmissão ou transferência de dados pessoais, a DURA PROYECTOS S.A.S. incluirá as cláusulas necessárias para garantir a proteção dessa informação, tais como:
- Cláusulas de confidencialidade e proteção de dados pessoais.
- Contratos ou acordos de transmissão de informação com encarregados do tratamento.
- Cláusulas especiais consoante o nível de risco no manuseamento de dados por terceiros.
19. VIGÊNCIA E ATUALIZAÇÃO
A presente política entra em vigor a partir da sua publicação no portal web da DURA PROYECTOS S.A.S. (www.dura.com.co) e será atualizada quando assim o exigirem alterações na legislação, modificações nos processos internos da empresa, instruções da Superintendência da Indústria e do Comércio, ou qualquer outra circunstância que afete o tratamento de dados pessoais. As mudanças substanciais serão comunicadas aos titulares através dos canais disponíveis.
Para qualquer consulta adicional em matéria de proteção de dados pessoais, o titular pode contatar para:
E-mail: protecciondedatos@dura.com.co
Portal web: www.dura.com.co