Politique de Confidentialité

Applicable aux : Clients, Fournisseurs et Partenaires Commerciaux

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

DURA PROYECTOS S.A.S., société commerciale identifiée par le NIT 900.859.916-3, domiciliée dans la ville de Medellín, Colombie, avec le site web www.dura.com.co, conformément à la loi 1581 de 2012 et aux décrets 1377 de 2013 et 886 de 2014, adopte la présente Politique de Traitement des Données Personnelles d'application obligatoire pour toutes les données personnelles collectées, traitées, stockées, utilisées, mises à jour et supprimées par la société.

Cette politique est d'application obligatoire pour tous les collaborateurs, dirigeants, contractants et tiers agissant au nom ou pour le compte de DURA PROYECTOS S.A.S. En cas d'absence de lien de travail, une clause contractuelle devra être incluse obligeant ceux qui opèrent au nom de l'entreprise à respecter ses dispositions.

Le non-respect de cette politique entraînera des sanctions de nature professionnelle, civile ou contractuelle, sans préjudice des sanctions prévues aux articles 23 et 24 de la loi 1581 de 2012, et des sanctions pénales prévues par la loi 1273 de 2009 relatives aux fuites d'informations et à la violation des données personnelles.

2. OBJECTIF

L'objectif principal de cette politique est d'assurer le respect de la loi 1581 de 2012 et de ses décrets d'application, ainsi que des autres normes qui les modifient, les complètent ou les réglementent, selon le principe suivant :

Le présent document définit les directives, procédures et responsabilités pour une protection adéquate des données personnelles des clients, fournisseurs et partenaires commerciaux dans le développement des activités commerciales, logistiques et de représentation de l'entreprise, tant sur le marché national qu'international.

3. CHAMP D'APPLICATION

La présente politique s'applique à toutes les données personnelles traitées par DURA PROYECTOS S.A.S. dans le cadre du développement de son objet social, qui comprend la fourniture industrielle B2B, la prestation de services aux entreprises, la représentation commerciale et l'opération en tant qu'intermédiaire d'exportation pour les producteurs colombiens sur les marchés internationaux.

Cette politique couvre les données des catégories de titulaires suivantes :

• Clients nationaux et internationaux : personnes physiques ou morales qui acquièrent des produits ou services de DURA PROYECTOS S.A.S.
• Fournisseurs : personnes physiques ou morales qui fournissent des biens, des intrants ou des services à la société.
• Partenaires commerciaux et alliés commerciaux : personnes physiques ou morales avec lesquelles des alliances, des contrats de représentation, des accords de distribution ou d'autres formes de collaboration commerciale sont conclus.
• Représentants légaux, contacts d'affaires et autres personnes physiques liées aux relations commerciales de la société.

4. CADRE JURIDIQUE

La présente politique est régie par le cadre réglementaire suivant :

• Loi 527 de 1999 : Définit et réglemente l'accès et l'utilisation des messages de données, le commerce électronique et les signatures numériques.
• Loi 1266 de 2008 : Dispositions générales de l'Habeas Data et gestion des informations dans les bases de données personnelles, en particulier celles de nature financière, de crédit et commerciale.
• Loi 1273 de 2009 : Définit les conduites pénales relatives à la protection de l'information et des données, telles que les dommages informatiques, la violation des données personnelles et l'accès abusif aux systèmes informatiques.
• Loi 1581 de 2012 : Loi statutaire générale pour la protection des données personnelles en Colombie.
• Décret 1377 de 2013 : Réglemente la loi 1581 de 2012 en ce qui concerne l'autorisation du titulaire, les politiques de traitement, les droits des titulaires et le transfert de données.
• Décret 886 de 2014 : Réglemente le Registre National des Bases de Données Personnelles auprès de la Surintendance de l'Industrie et du Commerce.
• Normes SAGRILAFT et PTEE : Applicables au traitement des données dans le cadre du Système d'Autocontrôle et de Gestion des Risques de Blanchiment d'Argent et de Financement du Terrorisme, et du Programme de Transparence et d'Éthique d'Entreprise.

5. DÉFINITIONS

Aux fins de la présente politique, les définitions suivantes sont adoptées :

• Autorisation : Consentement préalable, exprès et éclairé du Titulaire pour effectuer le traitement de ses données personnelles.
• Base de Données : Ensemble organisé de données personnelles faisant l'objet d'un traitement, sur support physique ou numérique.
• Donnée Personnelle : Toute information liée ou pouvant être associée à une ou plusieurs personnes physiques déterminées ou déterminables.
• Données Sensibles : Celles qui affectent l'intimité du Titulaire ou dont l'utilisation abusive peut générer une discrimination, telles que les données de santé, l'origine raciale ou ethnique, les convictions religieuses, l'orientation politique ou les données biométriques.
• Préposé au Traitement : Personne physique ou morale qui effectue le traitement des données personnelles pour le compte du Responsable.
• Responsable du Traitement : Personne physique ou morale qui décide de la base de données et/ou du traitement des données. DURA PROYECTOS S.A.S. agit en tant que Responsable du Traitement.
• Titulaire : Personne physique dont les données personnelles font l'objet d'un traitement.
• Traitement : Toute opération sur des données personnelles : collecte, stockage, utilisation, circulation, transfert, transmission ou suppression.
• Transfert de Données : Envoi de données personnelles à un destinataire situé à l'intérieur ou à l'extérieur de la Colombie, qui devient Responsable du Traitement.
• Transmission de Données : Communication de données à un Préposé au Traitement, à l'intérieur ou à l'extérieur du pays, pour que celui-ci traite les données pour le compte du Responsable.

6. PRINCIPES APPLICABLES AU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Le traitement des données personnelles chez DURA PROYECTOS S.A.S. est régi par les principes suivants :

• Finalité : Les données sont collectées et traitées avec une finalité légitime, spécifique et informée préalablement au titulaire.
• Liberté : Le traitement ne peut être effectué qu'avec le consentement préalable, exprès et éclairé du titulaire, sauf mandat légal.
• Véracité ou Qualité : Les informations doivent être véridiques, complètes, exactes, à jour, vérifiables et compréhensibles.
• Transparence : Le titulaire a le droit de connaître les informations le concernant conservées dans les bases de données de l'entreprise.
• Accès et Circulation Restreints : Les données ne peuvent être disponibles sur Internet ni divulguées, sauf si le titulaire l'a autorisé ou s'il existe un mandat légal.
• Sécurité : Les mesures techniques, humaines et administratives nécessaires sont adoptées pour éviter la falsification, la perte, la consultation, l'utilisation ou l'accès non autorisé.
• Confidentialité : Les personnes qui interviennent dans le traitement des données personnelles sont tenues au secret, même après la fin de leur relation avec l'entreprise.

7. DONNÉES PERSONNELLES QUI SONT COLLECTÉES

Dans le développement de ses activités commerciales, DURA PROYECTOS S.A.S. pourra collecter, entre autres, les données personnelles suivantes de ses clients, fournisseurs et partenaires commerciaux :

7.1 Données d'identification

• Noms et prénoms ou raison sociale
• Numéro d'identification (carte d'identité, NIT, passeport ou autre document équivalent)
• Poste ou rôle au sein de l'organisation
• Pays et ville de domicile ou de siège

7.2 Données de contact

• Adresse physique ou électronique
• Téléphone fixe ou mobile
• Courrier électronique professionnel ou personnel
• Canaux de messagerie instantanée (WhatsApp, Teams ou autres)

7.3 Données commerciales et financières

• Informations fiscales (RUT, régime fiscal, codes d'activité économique)
• Coordonnées bancaires pour la gestion des paiements et des encaissements
• Historique des transactions, des devis et des contrats
• Références commerciales

7.4 Données de diligence raisonnable

• Informations requises dans le cadre des programmes SAGRILAFT et PTEE pour l'intégration des clients, des fournisseurs et des partenaires commerciaux
• Déclarations d'origine des fonds et formulaires d'intégration

8. FINALITÉS DU TRAITEMENT

DURA PROYECTOS S.A.S. traite les données personnelles de ses groupes d'intérêt pour les finalités suivantes :

8.1 Vis-à-vis des Clients

• Gestion intégrale de la relation commerciale : devis, commandes, facturation, livraison et service après-vente.
• Respect des obligations contractuelles, comptables et fiscales.
• Envoi de catalogues, d'offres, de lancements de produits et de communications commerciales d'intérêt.
• Réalisation d'enquêtes de satisfaction et suivi de la qualité du service.
• Gestion des réclamations, des garanties et de l'assistance technique ou logistique.
• Respect des programmes SAGRILAFT et PTEE.
• Contact via des canaux numériques, la téléphonie et les médias de messagerie instantanée.

8.2 Vis-à-vis des Fournisseurs

• Gestion du processus de sélection, d'intégration et d'évaluation des fournisseurs.
• Gestion des contrats, des bons de commande et des paiements.
• Respect des obligations comptables, fiscales et réglementaires.
• Mise en œuvre des programmes SAGRILAFT et PTEE dans le processus de diligence raisonnable.
• Communication pour la coordination logistique, la mise à jour des conditions commerciales et le renouvellement des contrats.

8.3 Vis-à-vis des Partenaires Commerciaux et Alliés Commerciaux

• Gestion des accords d'alliance, de représentation commerciale, de distribution ou de coopération d'entreprise.
• Exécution des opérations d'intermédiation d'exportation et de représentation auprès d'acheteurs internationaux.
• Coordination opérationnelle, logistique et commerciale dans des projets conjoints.
• Respect des obligations contractuelles, légales et réglementaires.
• Échange d'informations commerciales à des fins de promotion conjointe de produits et de services.

9. MÉCANISMES DE COLLECTE D'INFORMATIONS

DURA PROYECTOS S.A.S. collecte des données personnelles via les mécanismes suivants :

• Portail web : www.dura.com.co (formulaires de contact, demandes de devis et enregistrement des clients).
• Courrier électronique d'entreprise et canaux de messagerie instantanée (WhatsApp Business, Teams ou autres).
• Formats physiques ou numériques d'intégration des clients, fournisseurs et partenaires commerciaux.
• Contrats, propositions commerciales et accords conclus avec l'entreprise.
• Foires, événements commerciaux, missions d'entreprise et activités de promotion nationales et internationales.
• Formulaires de diligence raisonnable dans le cadre de la conformité SAGRILAFT et PTEE.
• Réseaux sociaux et plateformes numériques sur lesquels DURA PROYECTOS S.A.S. a une présence d'entreprise.

10. STOCKAGE ET SÉCURITÉ DE L'INFORMATION

Les données personnelles collectées sont stockées dans des bases de données propres, qu'elles soient physiques ou numériques, avec les garanties suivantes :

• Accès restreint au personnel autorisé au moyen d'identifiants d'authentification.
• Accords de confidentialité signés par tous les collaborateurs ayant accès aux informations personnelles.
• Mesures techniques de chiffrement, de sauvegarde et de contrôle d'accès dans les systèmes d'information.
• Examen périodique des contrôles de sécurité mis en œuvre.
• Signalement immédiat de tout incident de sécurité ou de fuite d'informations au responsable désigné.

11. TRANSFERT ET TRANSMISSION INTERNATIONALE DE DONNÉES

En raison de son activité d'opérateur d'exportation et de représentant commercial de producteurs colombiens auprès d'acheteurs internationaux, DURA PROYECTOS S.A.S. pourra transférer ou transmettre des données personnelles à des destinataires situés en dehors de la Colombie, lorsque cela est nécessaire à l'exécution d'opérations commerciales, de contrats de représentation ou de relations d'affaires internationales.

Ce transfert sera effectué dans le strict respect des articles 26 et 27 de la loi 1581 de 2012, en garantissant que le destinataire offre des niveaux de protection adéquats ou qu'il dispose de l'autorisation expresse du titulaire pour le transfert. En cas de transmission à des préposés au traitement à l'étranger, des contrats ou des accords de transmission seront signés qui garantissent le respect de la réglementation applicable en matière de protection des données.

12. LIMITATIONS TEMPORELLES AU TRAITEMENT

DURA PROYECTOS S.A.S. conservera les données personnelles uniquement pendant la durée raisonnable et nécessaire à la réalisation des finalités qui ont justifié leur collecte, conformément aux dispositions légales, comptables, fiscales et contractuelles applicables. Une fois ces finalités accomplies, et en l'absence d'obligation légale ou contractuelle exigeant leur conservation, elle procédera à la suppression sécurisée des données.

13. AUTORISATION DU TITULAIRE

DURA PROYECTOS S.A.S. exigera l'autorisation préalable, expresse et éclairée du titulaire pour traiter ses données personnelles, sauf dans les cas où la loi n'exige pas une telle autorisation. Cette autorisation sera obtenue via les mécanismes prévus à cet effet (formats physiques, formulaires numériques, clauses contractuelles, entre autres) et sera conservée comme preuve du consentement accordé.

13.1 Révocation de l'Autorisation

Le titulaire pourra à tout moment révoquer son autorisation totalement ou partiellement. La révocation totale empêchera DURA PROYECTOS S.A.S. de continuer à traiter les données pour toutes les finalités consenties. La révocation partielle permettra de poursuivre le traitement pour les finalités non révoquées. La demande de suppression n'aboutira pas lorsque le titulaire a une obligation légale ou contractuelle en cours envers l'entreprise.

14. DROITS DES TITULAIRES

Conformément à la loi 1581 de 2012 et au décret 1377 de 2013, les titulaires de données personnelles ont les droits suivants, dont DURA PROYECTOS S.A.S. garantit l'exercice :

• a. Connaître, mettre à jour et rectifier leurs données personnelles vis-à-vis de DURA PROYECTOS S.A.S., y compris les données partielles, inexactes, incomplètes, fragmentées ou trompeuses.
• b. Demander une preuve de l'autorisation accordée pour le traitement de leurs données, sauf dans les cas exceptés par la loi.
• c. Être informé de l'utilisation qui a été faite de leurs données personnelles.
• d. Déposer des plaintes auprès de la Surintendance de l'Industrie et du Commerce pour des infractions à la réglementation sur la protection des données.
• e. Révoquer l'autorisation et/ou demander la suppression de leurs données lorsque le traitement ne respecte pas les principes, les droits et les garanties constitutionnels et légaux.
• f. Accéder gratuitement à leurs données personnelles qui ont fait l'objet d'un traitement.
• g. Connaître les modifications substantielles de la politique de protection des données au plus tard au moment de l'entrée en vigueur des nouvelles politiques.

15. PROCÉDURE POUR L'EXERCICE DU DROIT D'HABEAS DATA

Les titulaires ou les tiers légitimés pourront exercer leurs droits de consultation, de mise à jour, de rectification, de suppression ou de révocation via les canaux suivants :

• Courrier électronique : protecciondedatos@dura.com.co
• Formulaire sur le portail web : www.dura.com.co (section Confidentialité et Données Personnelles)
• Demande écrite : Medellín, Colombie

Les délais de réponse seront les suivants :

• Consultations : dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception.
• Réclamations : dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la réception. S'il n'est pas possible d'y répondre dans ce délai, le demandeur sera informé du motif du retard et de la nouvelle date de réponse, qui ne pourra excéder huit (8) jours ouvrables supplémentaires.
• Si la demande est incomplète, sa correction sera exigée dans les cinq (5) jours ouvrables suivants. Si deux (2) mois s'écoulent sans réponse du demandeur, la demande sera considérée comme abandonnée.

16. RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET OFFICIER DE CONFIDENTIALITÉ

DURA PROYECTOS S.A.S. agit en tant que Responsable du Traitement des données personnelles collectées dans le cadre du développement de son activité commerciale. La Représentation Légale de l'entreprise désignera un Officier de Confidentialité ou une personne en charge du respect des normes de protection des données personnelles, qui aura parmi ses fonctions :

• Superviser la mise en œuvre et la mise à jour de la présente politique.
• Répondre aux demandes et aux réclamations des titulaires.
• Maintenir à jour le Registre National des Bases de Données auprès de la Surintendance de l'Industrie et du Commerce.
• Former le personnel en matière de protection des données personnelles.
• Identifier et gérer les risques liés au traitement des données personnelles.
• Signaler à la Direction les incidents de sécurité qui affectent les données personnelles.

17. COOKIES ET MÉDIAS NUMÉRIQUES

Le portail web de DURA PROYECTOS S.A.S. (www.dura.com.co) pourra utiliser des cookies propres et de tiers afin d'optimiser l'expérience de navigation, de surveiller les statistiques d'accès et de présenter des contenus pertinents aux utilisateurs. Les informations collectées par le biais des cookies ne seront pas utilisées pour identifier individuellement les utilisateurs sans leur consentement exprès. L'utilisateur pourra configurer son navigateur pour bloquer ou supprimer les cookies à tout moment.

Les communications effectuées via des canaux numériques tels que le courrier électronique, WhatsApp Business ou d'autres plateformes de messagerie seront régies par cette politique et par les conditions particulières informées au titulaire au moment de la collecte.

18. CLAUSES DE PROTECTION DES DONNÉES DANS LES RELATIONS COMMERCIALES

Dans tous les contrats, accords d'alliance, bons de commande, contrats de représentation commerciale et autres instruments juridiques signés avec les clients, fournisseurs et partenaires commerciaux qui impliquent l'accès, le traitement, la transmission ou le transfert de données personnelles, DURA PROYECTOS S.A.S. inclura les clauses nécessaires pour garantir la protection de ces informations, telles que :

• Clauses de confidentialité et de protection des données personnelles.
• Contrats ou accords de transmission d'informations avec les préposés au traitement.
• Clauses spéciales selon le niveau de risque dans le traitement des données par des tiers.

19. VALIDITÉ ET MISE À JOUR

La présente politique entre en vigueur à compter de sa publication sur le portail web de DURA PROYECTOS S.A.S. (www.dura.com.co) et sera mise à jour lorsque cela sera exigé par des modifications de la législation, des modifications des processus internes de l'entreprise, des instructions de la Surintendance de l'Industrie et du Commerce, ou toute autre circonstance affectant le traitement des données personnelles. Les modifications substantielles seront communiquées aux titulaires par le biais des canaux disponibles.

Pour toute question supplémentaire en matière de protection des données personnelles, le titulaire peut communiquer à :
Courrier électronique : protecciondedatos@dura.com.co
Portail web : www.dura.com.co