Datenschutzrichtlinie

Anwendbar auf: Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner

1. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

DURA PROYECTOS S.A.S., eine Handelsgesellschaft mit der NIT 900.859.916-3, ansässig in der Stadt Medellín, Kolumbien, mit der Website www.dura.com.co, verabschiedet in Übereinstimmung mit dem Gesetz 1581 von 2012 und den Dekreten 1377 von 2013 und 886 von 2014 die vorliegende Datenschutzrichtlinie, deren Anwendung für alle personenbezogenen Daten zwingend ist, die von dem Unternehmen erhoben, verarbeitet, gespeichert, genutzt, aktualisiert und gelöscht werden.

Diese Richtlinie ist für alle Mitarbeiter, Führungskräfte, Auftragnehmer und Dritte, die im Namen oder auf Rechnung von DURA PROYECTOS S.A.S. handeln, verbindlich. Falls kein Arbeitsverhältnis besteht, muss eine Vertragsklausel aufgenommen werden, die diejenigen, die im Namen des Unternehmens handeln, zur Einhaltung dieser Bestimmungen verpflichtet.

Die Nichteinhaltung dieser Richtlinie führt zu arbeits-, zivil- oder vertragsrechtlichen Sanktionen, unbeschadet der in den Artikeln 23 und 24 des Gesetzes 1581 von 2012 festgelegten Sanktionen und der im Gesetz 1273 von 2009 vorgesehenen strafrechtlichen Sanktionen in Bezug auf Informationslecks und Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten.

2. ZIELSETZUNG

Das Hauptziel dieser Richtlinie ist es, die Einhaltung des Gesetzes 1581 von 2012 und seiner Durchführungsverordnungen sowie der übrigen Normen, die sie ändern, ergänzen oder regeln, unter der folgenden Prämisse zu gewährleisten:

Das vorliegende Dokument legt die Richtlinien, Verfahren und Verantwortlichkeiten für einen angemessenen Schutz der personenbezogenen Daten von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern bei der Entwicklung der kommerziellen, logistischen und repräsentativen Aktivitäten des Unternehmens sowohl auf dem nationalen als auch auf dem internationalen Markt fest.

3. ANWENDUNGSBEREICH

Die vorliegende Richtlinie gilt für alle personenbezogenen Daten, die von DURA PROYECTOS S.A.S. im Rahmen der Entwicklung seines Gesellschaftszwecks verarbeitet werden, der die industrielle B2B-Belieferung, die Erbringung von Unternehmensdienstleistungen, die Handelsvertretung und die Tätigkeit als Exportvermittler für kolumbianische Produzenten auf internationalen Märkten umfasst.

Diese Richtlinie deckt die Daten der folgenden Kategorien von Betroffenen ab:

• Nationale und internationale Kunden: natürliche oder juristische Personen, die Produkte oder Dienstleistungen von DURA PROYECTOS S.A.S. erwerben.
• Lieferanten: natürliche oder juristische Personen, die Waren, Betriebsstoffe oder Dienstleistungen für das Unternehmen liefern.
• Geschäftspartner und kommerzielle Allianzen: natürliche oder juristische Personen, mit denen Allianzen, Vertretungsverträge, Vertriebsvereinbarungen oder andere Formen der kommerziellen Zusammenarbeit unterzeichnet werden.
• Gesetzliche Vertreter, Geschäftskontakte und andere natürliche Personen, die mit den Geschäftsbeziehungen des Unternehmens verbunden sind.

4. RECHTLICHER RAHMEN

Die vorliegende Richtlinie unterliegt dem folgenden rechtlichen Rahmen:

• Gesetz 527 von 1999: Definiert und regelt den Zugang und die Nutzung von Datennachrichten, den elektronischen Handel und digitale Signaturen.
• Gesetz 1266 von 2008: Allgemeine Bestimmungen zum Habeas Data und zur Handhabung von Informationen in personenbezogenen Datenbanken, insbesondere solchen finanzieller, kreditärer und kommerzieller Art.
• Gesetz 1273 von 2009: Typisiert Straftaten im Zusammenhang mit dem Schutz von Informationen und Daten, wie z. B. Computerschäden, Verletzung personenbezogener Daten und missbräuchlicher Zugriff auf Computersysteme.
• Gesetz 1581 von 2012: Allgemeines Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten in Kolumbien.
• Dekret 1377 von 2013: Regelt das Gesetz 1581 von 2012 in Bezug auf die Einwilligung des Betroffenen, die Verarbeitungsrichtlinien, die Rechte der Betroffenen und die Datenübermittlung.
• Dekret 886 von 2014: Regelt das Nationale Register für personenbezogene Datenbanken vor der Superintendencia de Industria y Comercio.
• SAGRILAFT- und PTEE-Vorschriften: Anwendbar auf die Datenverarbeitung im Rahmen des Systems zur Kontrolle und zum Risikomanagement von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie des Programms für Unternehmenstransparenz und Ethik.

5. DEFINITIONEN

Für die Zwecke der vorliegenden Richtlinie werden die folgenden Definitionen übernommen:

• Einwilligung: Vorherige, ausdrückliche und informierte Zustimmung des Betroffenen zur Durchführung der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten.
• Datenbank: Organisierte Sammlung personenbezogener Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, in physischer oder digitaler Form.
• Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die mit einer oder mehreren bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Personen verbunden sind oder assoziiert werden können.
• Sensible Daten: Solche, die die Privatsphäre des Betroffenen betreffen oder deren Missbrauch Diskriminierung erzeugen kann, wie Gesundheitsdaten, rassische oder ethnische Herkunft, religiöse Überzeugungen, politische Orientierung oder biometrische Daten.
• Auftragsverarbeiter: Natürliche oder juristische Person, die die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Verantwortlichen durchführt.
• Verantwortlicher für die Verarbeitung: Natürliche oder juristische Person, die über die Datenbank und/oder die Verarbeitung der Daten entscheidet. DURA PROYECTOS S.A.S. fungiert als Verantwortlicher für die Verarbeitung.
• Betroffener: Natürliche Person, deren personenbezogene Daten Gegenstand der Verarbeitung sind.
• Verarbeitung: Jeder Vorgang mit personenbezogenen Daten: Erhebung, Speicherung, Nutzung, Zirkulation, Übermittlung, Übertragung oder Löschung.
• Datenübermittlung (Transferencia): Versand personenbezogener Daten an einen Empfänger innerhalb oder außerhalb Kolumbiens, der zum Verantwortlichen für die Verarbeitung wird.
• Datenübertragung (Transmisión): Weitergabe von Daten an einen Auftragsverarbeiter innerhalb oder außerhalb des Landes, damit dieser die Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

6. ANWENDBARE PRINZIPIEN FÜR DIE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in DURA PROYECTOS S.A.S. unterliegt den folgenden Prinzipien:

• Zweckbindung: Die Daten werden für einen legitimen, spezifischen Zweck erhoben und verarbeitet, über den der Betroffene vorab informiert wurde.
• Freiheit: Die Verarbeitung darf nur mit der vorherigen, ausdrücklichen und informierten Einwilligung des Betroffenen erfolgen, sofern kein gesetzlicher Auftrag vorliegt.
• Richtigkeit oder Qualität: Die Informationen müssen wahrheitsgemäß, vollständig, genau, aktuell, überprüfbar und verständlich sein.
• Transparenz: Der Betroffene hat das Recht, die Informationen, die über ihn in den Datenbanken des Unternehmens gespeichert sind, zu kennen.
• Eingeschränkter Zugang und Zirkulation: Die Daten dürfen nicht im Internet verfügbar gemacht oder offengelegt werden, es sei denn, der Betroffene hat dies genehmigt oder es besteht ein gesetzlicher Auftrag.
• Sicherheit: Es werden die notwendigen technischen, personellen und administrativen Maßnahmen ergriffen, um Verfälschung, Verlust, Einsichtnahme, Nutzung oder unbefugten Zugriff zu verhindern.
• Vertraulichkeit: Die Personen, die an der Verarbeitung personenbezogener Daten beteiligt sind, sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, auch nach Beendigung ihrer Beziehung zum Unternehmen.

7. PERSONENBEZOGENE DATEN, DIE ERHOBEN WERDEN

Im Rahmen der Entwicklung ihrer kommerziellen Aktivitäten kann DURA PROYECTOS S.A.S. unter anderem die folgenden personenbezogenen Daten von ihren Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern erheben:

7.1 Identifikationsdaten

• Vor- und Nachname oder Firmenname
• Identifikationsnummer (Personalausweis, NIT, Reisepass oder ein anderes gleichwertiges Dokument)
• Position oder Rolle innerhalb der Organisation
• Land und Stadt des Wohnsitzes oder Sitzes

7.2 Kontaktdaten

• Physische oder elektronische Adresse
• Festnetz- oder Mobiltelefon
• Geschäftliche oder persönliche E-Mail-Adresse
• Instant-Messaging-Kanäle (WhatsApp, Teams oder andere)

7.3 Kommerzielle und finanzielle Daten

• Steuerinformationen (RUT, Steuerregelung, Codes der Wirtschaftstätigkeit)
• Bankverbindungen für die Zahlungs- und Inkassoverwaltung
• Historie von Transaktionen, Angeboten und Verträgen
• Kommerzielle Referenzen

7.4 Due-Diligence-Daten

• Informationen, die im Rahmen der SAGRILAFT- und PTEE-Programme zur Einbindung von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern erforderlich sind
• Erklärungen über die Herkunft der Mittel und Einbindungsformulare

8. ZWECKE DER VERARBEITUNG

DURA PROYECTOS S.A.S. verarbeitet die personenbezogenen Daten ihrer Interessengruppen für die folgenden Zwecke:

8.1 Gegenüber Kunden

• Umfassende Verwaltung der Geschäftsbeziehung: Angebote, Bestellungen, Fakturierung, Lieferung und After-Sales.
• Erfüllung vertraglicher, buchhalterischer und steuerlicher Verpflichtungen.
• Versand von Katalogen, Angeboten, Produkteinführungen und kommerziellen Mitteilungen von Interesse.
• Durchführung von Zufriedenheitsumfragen und Überwachung der Servicequalität.
• Verwaltung von Reklamationen, Garantien und technischem oder logistischem Support.
• Erfüllung der SAGRILAFT- und PTEE-Programme.
• Kontakt über digitale Kanäle, Telefonie und Instant-Messaging-Medien.

8.2 Gegenüber Lieferanten

• Verwaltung des Auswahl-, Einbindungs- und Evaluierungsprozesses von Lieferanten.
• Verwaltung von Verträgen, Bestellungen und Zahlungen.
• Erfüllung buchhalterischer, steuerlicher und regulatorischer Verpflichtungen.
• Umsetzung der SAGRILAFT- und PTEE-Programme im Due-Diligence-Prozess.
• Kommunikation zur logistischen Koordination, Aktualisierung kommerzieller Bedingungen und Vertragsverlängerung.

8.3 Gegenüber Geschäftspartnern und kommerziellen Allianzen

• Verwaltung von Allianzvereinbarungen, Handelsvertretungen, Vertriebs- oder Unternehmenskooperationen.
• Durchführung von Exportvermittlungsgeschäften und Vertretung vor internationalen Käufern.
• Operative, logistische und kommerzielle Koordination in gemeinsamen Projekten.
• Erfüllung vertraglicher, gesetzlicher und regulatorischer Verpflichtungen.
• Austausch von Geschäftsinformationen zum Zwecke der gemeinsamen Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen.

9. MECHANISMEN DER DATENERHEBUNG

DURA PROYECTOS S.A.S. erhebt personenbezogene Daten über die folgenden Mechanismen:

• Webportal: www.dura.com.co (Kontaktformulare, Angebotsanfragen und Kundenregistrierung).
• Unternehmens-E-Mail und Instant-Messaging-Kanäle (WhatsApp Business, Teams oder andere).
• Physische oder digitale Einbindungsformate für Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner.
• Verträge, kommerzielle Angebote und mit dem Unternehmen unterzeichnete Vereinbarungen.
• Messen, kommerzielle Veranstaltungen, Unternehmensmissionen und nationale sowie internationale Werbemaßnahmen.
• Due-Diligence-Formulare im Rahmen der SAGRILAFT- und PTEE-Compliance.
• Soziale Netzwerke und digitale Plattformen, auf denen DURA PROYECTOS S.A.S. eine Unternehmenspräsenz hat.

10. SPEICHERUNG UND SICHERHEIT DER INFORMATIONEN

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden in eigenen Datenbanken, sei es physisch oder digital, mit den folgenden Garantien gespeichert:

• Eingeschränkter Zugang für autorisiertes Personal mittels Authentifizierungsnachweisen.
• Vertraulichkeitsvereinbarungen, die von allen Mitarbeitern mit Zugang zu personenbezogenen Informationen unterzeichnet wurden.
• Technische Maßnahmen zur Verschlüsselung, Datensicherung und Zugangskontrolle in den Informationssystemen.
• Regelmäßige Überprüfung der implementierten Sicherheitskontrollen.
• Sofortige Meldung jedes Sicherheitsvorfalls oder Informationslecks an die benannte verantwortliche Person.

11. INTERNATIONALE ÜBERMITTLUNG UND ÜBERTRAGUNG VON DATEN

Aufgrund ihrer Tätigkeit als Exportakteur und Handelsvertreter kolumbianischer Produzenten vor internationalen Käufern kann DURA PROYECTOS S.A.S. personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb Kolumbiens übermitteln oder übertragen, wenn dies für die Durchführung von Handelsgeschäften, Vertretungsverträgen oder internationalen Geschäftsbeziehungen erforderlich ist.

Diese Übermittlung erfolgt unter strikter Einhaltung der Artikel 26 und 27 des Gesetzes 1581 von 2012, wobei sichergestellt wird, dass der Empfänger ein angemessenes Schutzniveau bietet oder dass die ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen für die Übermittlung vorliegt. Im Falle der Übertragung an Auftragsverarbeiter im Ausland werden Übertragungsverträge oder -vereinbarungen unterzeichnet, die die Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen gewährleisten.

12. ZEITLICHE BESCHRÄNKUNGEN FÜR DIE VERARBEITUNG

DURA PROYECTOS S.A.S. wird personenbezogene Daten nur so lange aufbewahren, wie es zumutbar und notwendig ist, um die Zwecke zu erfüllen, die ihre Erhebung rechtfertigten, unter Beachtung der anwendbaren gesetzlichen, buchhalterischen, steuerlichen und vertraglichen Bestimmungen. Sobald diese Zwecke erfüllt sind und keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zu ihrer Aufbewahrung besteht, wird die sichere Löschung der Daten vorgenommen.

13. EINWILLIGUNG DES BETROFFENEN

DURA PROYECTOS S.A.S. benötigt die vorherige, ausdrückliche und informierte Einwilligung des Betroffenen zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten, außer in Fällen, in denen das Gesetz eine solche Einwilligung nicht vorschreibt. Diese Einwilligung wird über die dafür vorgesehenen Mechanismen (physische Formate, digitale Formulare, Vertragsklauseln usw.) eingeholt und als Nachweis der erteilten Zustimmung aufbewahrt.

13.1 Widerruf der Einwilligung

Der Betroffene kann seine Einwilligung jederzeit ganz oder teilweise widerrufen. Der vollständige Widerruf hindert DURA PROYECTOS S.A.S. daran, die Daten für alle genehmigten Zwecke weiter zu verarbeiten. Der teilweise Widerruf ermöglicht die Fortsetzung der Verarbeitung für die nicht widerrufenen Zwecke. Der Antrag auf Löschung ist nicht zulässig, wenn der Betroffene eine ausstehende gesetzliche oder vertragliche Pflicht gegenüber dem Unternehmen hat.

14. RECHTE DER BETROFFENEN

Gemäß dem Gesetz 1581 von 2012 und dem Dekret 1377 von 2013 haben die Betroffenen von personenbezogenen Daten die folgenden Rechte, deren Ausübung DURA PROYECTOS S.A.S. garantiert:

• a. Ihre personenbezogenen Daten gegenüber DURA PROYECTOS S.A.S. zu kennen, zu aktualisieren und zu berichtigen, einschließlich teilweiser, ungenauer, unvollständiger, fragmentierter Daten oder solcher, die in die Irre führen.
• b. Einen Nachweis über die erteilte Einwilligung zur Verarbeitung ihrer Daten anzufordern, außer in den gesetzlich vorgesehenen Ausnahmefällen.
• c. Über die Verwendung informiert zu werden, die ihren personenbezogenen Daten gegeben wurde.
• d. Beschwerden bei der Superintendencia de Industria y Comercio wegen Verstößen gegen die Datenschutzbestimmungen einzureichen.
• e. Die Einwilligung zu widerrufen und/oder die Löschung ihrer Daten zu verlangen, wenn bei der Verarbeitung die verfassungsrechtlichen und gesetzlichen Prinzipien, Rechte und Garantien nicht respektiert werden.
• f. Kostenlosen Zugang zu ihren personenbezogenen Daten zu erhalten, die Gegenstand der Verarbeitung waren.
• g. Wesentliche Änderungen der Datenschutzrichtlinie spätestens zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der neuen Richtlinien zu kennen.

15. VERFAHREN ZUR AUSÜBUNG DES RECHTS AUF HABEAS DATA

Die Betroffenen oder legitimierte Dritte können ihre Rechte auf Konsultation, Aktualisierung, Berichtigung, Löschung oder Widerruf über die folgenden Kanäle ausüben:

• E-Mail: protecciondedatos@dura.com.co
• Formular auf dem Webportal: www.dura.com.co (Bereich Datenschutz und personenbezogene Daten)
• Schriftliche Anfrage: Medellín, Kolumbien

Die Antwortzeiten sind wie folgt:

• Konsultationen: innerhalb von zehn (10) Werktagen nach Erhalt.
• Reklamationen: innerhalb von fünfzehn (15) Werktagen nach Erhalt. Wenn es nicht möglich ist, sie in dieser Frist zu bearbeiten, wird der Antragsteller über den Grund der Verzögerung und das neue Antwortdatum informiert, das acht (8) zusätzliche Werktage nicht überschreiten darf.
• Wenn der Antrag unvollständig ist, wird innerhalb der folgenden fünf (5) Werktage seine Behebung gefordert. Wenn zwei (2) Monate ohne Antwort des Antragstellers vergehen, gilt der Antrag als zurückgenommen.

16. VERANTWORTLICHER FÜR DIE VERARBEITUNG UND DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

DURA PROYECTOS S.A.S. fungiert als Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die im Rahmen ihrer kommerziellen Aktivitäten erhoben werden. Die gesetzliche Vertretung des Unternehmens ernennt einen Datenschutzbeauftragten oder eine Person, die für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verantwortlich ist, und die unter anderem folgende Aufgaben hat:

• Die Umsetzung und Aktualisierung dieser Richtlinie zu überwachen.
• Anfragen und Reklamationen der Betroffenen zu bearbeiten.
• Das Nationale Register der Datenbanken bei der Superintendencia de Industria y Comercio auf dem neuesten Stand zu halten.
• Das Personal im Bereich Datenschutz zu schulen.
• Risiken im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu identifizieren und zu managen.
• Der Geschäftsführung Sicherheitsvorfälle zu melden, die personenbezogene Daten betreffen.

17. COOKIES UND DIGITALE MEDIEN

Das Webportal von DURA PROYECTOS S.A.S. (www.dura.com.co) kann eigene Cookies und Cookies von Dritten verwenden, um die Browser-Erfahrung zu optimieren, Zugriffsstatistiken zu überwachen und den Benutzern relevante Inhalte zu präsentieren. Die durch Cookies gesammelten Informationen werden nicht dazu verwendet, Benutzer ohne ihre ausdrückliche Zustimmung individuell zu identifizieren. Der Benutzer kann seinen Browser so konfigurieren, dass er Cookies jederzeit blockiert oder löscht.

Kommunikationen über digitale Kanäle wie E-Mail, WhatsApp Business oder andere Messaging-Plattformen unterliegen dieser Richtlinie und den besonderen Bedingungen, die dem Betroffenen zum Zeitpunkt der Datenerhebung mitgeteilt wurden.

18. DATENSCHUTZKLAUSELN IN GESCHÄFTSBEZIEHUNGEN

In allen Verträgen, Allianzvereinbarungen, Bestellungen, Handelsvertretungsverträgen und anderen rechtlichen Instrumenten, die mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern unterzeichnet wurden und die den Zugang, die Verarbeitung, die Übertragung oder die Übermittlung personenbezogener Daten beinhalten, wird DURA PROYECTOS S.A.S. die erforderlichen Klauseln aufnehmen, um den Schutz dieser Informationen zu gewährleisten, wie z. B.:

• Vertraulichkeits- und Datenschutzklauseln.
• Verträge oder Vereinbarungen zur Informationsübertragung mit Auftragsverarbeitern.
• Spezielle Klauseln je nach Risikostufe bei der Datenverarbeitung durch Dritte.

19. GÜLTIGKEIT UND AKTUALISIERUNG

Diese Richtlinie tritt mit ihrer Veröffentlichung auf dem Webportal von DURA PROYECTOS S.A.S. (www.dura.com.co) in Kraft und wird aktualisiert, wenn Gesetzesänderungen, Modifikationen in den internen Prozessen des Unternehmens, Anweisungen der Superintendencia de Industria y Comercio oder andere Umstände, die die Verarbeitung personenbezogener Daten beeinflussen, dies erfordern. Wesentliche Änderungen werden den Betroffenen über die verfügbaren Kanäle mitgeteilt.

Für weitere Anfragen zum Thema Datenschutz kann sich der Betroffene wenden an:
E-Mail: protecciondedatos@dura.com.co
Webportal: www.dura.com.co